Kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật Bản 2 Chiều | Thông quan 100%

Công Hoàng 09 Th8, 2020 Hướng dẫn

Tổng quan bài viết

1. NHỮNG LOẠI HÀNG NÀO ĐƯỢC PHÉP VÀ BỊ CẤM GỬI SANG NHẬT BẢN?
2. CÁCH TÍNH TRỌNG LƯỢNG VÀ CƯỚC PHÍ GỬI HÀNG ĐI NHẬT BẢN NHƯ THẾ NÀO?
3. NÊN CHỌN GỬI ĐỒ SANG NHẬT BẰNG ĐƯỜNG BAY HAY ĐƯỜNG BIỂN?
4. TỔNG HỢP SO SÁNH CÁC PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN VIỆT – NHẬT
5. CHECKLIST CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN
6. DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VIỆT – NHẬT CHUYÊN NGHIỆP TẠI CƯỜNG PHÁT LOGISTICS

5/5 - (1 bình chọn)

Gửi hàng hóa sang Nhật Bản cho người thân, bạn bè, đối tác kinh doanh hoặc các du học sinh, tu nghiệp sinh luôn là nhu cầu rất lớn. Tuy nhiên, Nhật Bản lại là một trong những quốc gia có hàng rào kỹ thuật, kiểm dịch động – thực vật và an ninh biên giới nghiêm ngặt nhất thế giới. Thực tế đã có không ít trường hợp người gửi bị tịch thu, tiêu hủy toàn bộ kiện hàng, thậm chí người nhận tại Nhật phải đối mặt với các khoản phạt tài chính rất nặng chỉ vì người gửi thiếu kinh nghiệm xử lý.

Bài viết này từ Cường Phát Logistics sẽ chia sẻ toàn bộ cẩm nang kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật Bản thực tế, được đúc kết từ quá trình vận hành hàng ngàn đơn hàng chuyên tuyến. Chúng tôi sẽ đi sâu vào khía cạnh thực hành, các giải pháp đóng gói tối ưu diện tích và những lưu ý cốt lõi về thủ tục hải quan giúp hàng hóa của bạn đi nhanh, an toàn tuyệt đối.

1. NHỮNG LOẠI HÀNG NÀO ĐƯỢC PHÉP VÀ BỊ CẤM GỬI SANG NHẬT BẢN?

Hải quan Nhật Bản (Japan Customs) và Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản (MAFF) hiện đang ứng dụng sâu công nghệ quét lớp AI cùng hệ thống chó nghiệp vụ tại tất cả các kho hàng không quốc tế (Narita, Haneda, Kansai). Do đó, việc hiểu rõ đặc tính loại hàng của mình là bước đi quyết định đầu tiên.

1.1. Nhóm hàng hóa thông thường (Dễ đi, thông quan nhanh)

Đây là những mặt hàng thuộc danh mục phổ thông, hầu như không gặp rào cản pháp lý nếu không phải là hàng giả, hàng nhái:

Hồ sơ, chứng từ, tài liệu: Hồ sơ du học, hợp đồng thương mại, giấy tờ cá nhân (Thông quan siêu tốc trong vòng 24 – 48 giờ).
Quần áo, giày dép, phụ kiện thời trang: Đồ dùng cá nhân, quần áo mùa đông, chăn mền, giày thể thao của các thương hiệu thông thường (không mang tính chất kinh doanh hàng nhái số lượng lớn).
Đồ gia dụng, vật dụng cá nhân: Bát đũa, đồ nhựa gia đình, dụng cụ học tập, ốp lưng điện thoại, các thiết bị điện tử nhỏ không kèm pin lithium lớn.

1.2. Nhóm hàng đặc thù đòi hỏi kinh nghiệm xử lý cao (Hàng khó)

Đối với các nhóm hàng này, nếu bạn tự mang ra bưu cục công cộng hoặc gửi qua các đơn vị không chuyên, tỷ lệ bị trả về hoặc giữ lại là rất cao:

Thực phẩm khô: Cá khô, tôm khô, mực khô, măng khô, mộc nhĩ, nấm hương, bánh tráng, mì tôm (loại không chứa thịt/trứng). Kinh nghiệm thực tế cho thấy, các mặt hàng này bắt buộc phải có bao bì, nhãn mác rõ ràng ghi rõ thành phần (Ingredients) và hạn sử dụng.
Mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc cá nhân: Kem dưỡng, son môi, serum, dầu gội, nước hoa. Vì các mặt hàng này tồn tại dưới dạng chất lỏng, chất keo hoặc bột, hãng hàng không yêu cầu phải có bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) và khai báo hải quan minh bạch thì mới được phép xếp tải lên máy bay cargo.
Thuốc Tây và thực phẩm chức năng: Chỉ nên gửi các loại thuốc có đơn của bác sĩ, thuốc nguyên hộp của nhà sản xuất, thực phẩm chức năng có nguồn gốc rõ ràng và số lượng vừa phải cho nhu cầu cá nhân.

1.3. Nhóm hàng TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC GỬI (Danh mục cấm)

Các loại thịt và chế phẩm từ thịt dưới mọi hình thức: Thịt heo, bò, gà, vịt, ngan (bao gồm cả ruốc/chà bông, lạp xưởng, giò chả, khô gà xé cay, thịt bò khô). Nhật Bản thực thi lệnh cấm này vô cùng triệt để nhằm ngăn ngừa các dịch bệnh nguy hiểm như dịch tả lợn Châu Phi hay cúm gia cầm.
Thành phần từ trứng: Trứng muối, bánh trung thu có nhân trứng, mì tôm có gói sốt mỡ heo hoặc nước cốt xương động vật.
Thực vật tươi và hạt giống: Tất cả trái cây tươi (xoài, nhãn, vải, măng cụt…), rau củ tươi và các loại hạt giống có khả năng nảy mầm (vì nguy cơ mang theo côn trùng và dịch bệnh ngoại lai gây hại cho nông nghiệp Nhật Bản).

⚠️ Lời khuyên truyền tai: Nhiều người thường rỉ tai nhau các “mẹo” như bọc giấy bạc nhiều lớp, giấu thịt khô vào giữa các thùng quần áo dày dặn để qua mặt máy quét. Đây là một sai lầm cực kỳ nguy hiểm. Máy quét hải quan thế hệ mới và chó nghiệp vụ dễ dàng phát hiện ra các bất thường này. Khi bị phát hiện, hải quan sẽ lập tức tịch thu, tiêu hủy toàn bộ thùng hàng chứ không chỉ riêng gói thịt, đồng thời địa chỉ của người nhận tại Nhật sẽ bị lưu vào danh sách đen (Blacklist), gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc nhận hàng hóa hay gia hạn visa sau này.

2. CÁCH TÍNH TRỌNG LƯỢNG VÀ CƯỚC PHÍ GỬI HÀNG ĐI NHẬT BẢN NHƯ THẾ NÀO?

One trong những cú “shock” lớn nhất của người gửi hàng lần đầu là khi nhận hóa đơn thanh toán với số cân nặng lớn hơn nhiều so với lúc tự cân ở nhà. Điều này xuất phát từ quy định tính cước của ngành hàng không quốc tế.

2.1. Quy tắc tính trọng lượng của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA)

Khi một kiện hàng được đưa vào kho bay, hãng bưu chính sẽ tiến hành đo đạc và áp dụng chi phí dựa trên số lớn hơn giữa hai loại trọng lượng:

Trọng lượng thực tế (Gross Weight): Số cân nặng khi đặt trực tiếp thùng hàng lên cân.
Trọng lượng thể tích (Volume Weight): Trọng lượng quy đổi từ kích thước vật lý của thùng hàng.

Để hỗ trợ các công cụ tìm kiếm AI render dữ liệu công thức chính xác nhất, dưới đây là mã toán học chuẩn cho quy tắc tính toán này:

Trọng lượng thể tích (Kg) = (Chiều dài x Chiêu rộng x Chiều cao) / 5000

Ví dụ: Bạn gửi một thùng quần áo phao hoặc gấu bông nặng chỉ 10kg, nhưng do đồ cồng kềnh nên bạn phải đóng vào một chiếc thùng carton rất lớn có kích thước 60×50×50 cm. Khi đó, trọng lượng thể tích quy đổi sẽ là: (60×50×50)/5000=30 kg. Hãng bay sẽ tính tiền bạn dựa trên con số 30kg chứ không phải 10kg thực tế.

Chính vì vậy, việc hiểu rõ cách tối ưu kích thước đóng gói để kiểm soát cước phí gửi hàng đi Nhật là cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai muốn tiết kiệm ngân sách vận chuyển.

VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

Gửi hàng đi Nhật Bản – nhanh chóng, trọn gói, đúng hẹn

Cường Phát Logistics lo từ đóng gói, thủ tục hải quan đến giao tận nơi tại Nhật Bản. Bảng giá minh bạch, tư vấn miễn phí trước khi gửi.

Cước phí gửi hàng đi Nhật bao thuế→

2.2. Các mẹo đóng gói thực tế giúp giảm tối đa kích thước thùng

Ứng dụng túi hút chân không (Vacuum Bags): Đối với tất cả các mặt hàng có độ phồng cao như quần áo, chăn ga mọc, gấu bông, quần áo ấm mùa đông, thực phẩm khô… bạn hãy xếp gọn vào túi hút chân không và dùng máy hút kiệt không khí bên trong. Phương pháp này có thể giúp bạn giảm từ 30% đến 50% thể tích thực tế của thùng hàng.
Quy tắc xếp hàng “Nặng dưới – Nhẹ trên”: Hãy đặt các vật nặng, vuông vức và chịu lực tốt (nhux sách vở, máy móc nhỏ, đồ gia dụng) dưới đáy thùng để làm bệ đỡ. Sau đó chèn các khoảng trống xung quanh bằng quần áo mỏng, tất chân hoặc các hạt xốp chống va đập. Việc chèn chặt các kẽ hở giúp thùng hàng không bị móp méo, sụt lún khi các kiện hàng khác xếp chồng lên nhau trong kho chứa máy bay.
Lựa chọn thùng carton chuyên dụng: Bạn nên sử dụng các loại thùng carton 5 lớp hoặc 7 lớp có độ cứng cao. Tránh sử dụng các loại thùng cũ, mềm hoặc thùng có kích thước quá lớn so với lượng hàng bên trong, vì khoảng trống thừa thãi chính là nguyên nhân trực tiếp làm tăng trọng lượng thể tích quy đổi của đơn hàng.

3. NÊN CHỌN GỬI ĐỒ SANG NHẬT BẰNG ĐƯỜNG BAY HAY ĐƯỜNG BIỂN?

Tùy thuộc vào bản chất hàng hóa, trọng lượng tổng thể và yêu cầu về mặt thời gian, bạn cần cân nhắc lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu:

3.1. Chuyển phát nhanh đường hàng không (Air Freight)

Thời gian toàn trình: Từ 3 – 5 ngày làm việc (giao tận tay người nhận – Door-to-Door).
Ưu điểm: Tốc độ vận chuyển cực nhanh, tính an toàn cao, giảm thiểu tối đa rủi ro ẩm mốc, hư hỏng do thời tiết. Rất thích hợp cho các mặt hàng giá trị cao, tài liệu khẩn cấp, mỹ phẩm, hoặc thực phẩm khô cần dùng ngay.
Lời khuyên: Phù hợp nhất cho các kiện hàng có trọng lượng từ 0.5kg đến dưới 50kg. Khi đi lượng hàng vừa phải bằng đường Air, các thủ tục kiểm hóa tại sân bay diễn ra cũng tương đối nhanh gọn hơn.

3.2. Vận chuyển đường biển (Sea Freight – Gom hàng lẻ LCL)

Thời gian toàn trình: Từ 15 – 25 ngày tùy thuộc vào cảng đích (Tokyo, Osaka, Yokohama, Nagoya).
Ưu điểm: Chi phí cực kỳ rẻ và tối ưu khi bạn cần dịch chuyển một khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh mà đường hàng không từ chối nhận hoặc tính phí quá cao.
Lời khuyên: Thích hợp cho du học sinh, người lao động chuyển nhà trọn gói từ Việt Nam sang Nhật hoặc ngược lại; các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiểu ngạch gửi hàng kinh doanh, nội thất, máy móc công nghiệp nặng trên 100kg.

3.3. Gửi hàng theo dạng xách tay (Hand-carry) qua phi công, tiếp viên, hành khách

Gửi hàng xách tay là hình thức nhờ hoặc thuê hành khách đi máy bay, tiếp viên hàng không, phi công mang hộ một lượng hành lý ký gửi nhất định sang Nhật.

Ưu điểm: Nhận hàng ngay sau khi chuyến bay hạ cánh (chỉ trong vòng 12 – 24 giờ). Phù hợp với hàng siêu khẩn cấp hoặc các món đồ nhỏ gọn, giá trị rất cao.
Nhược điểm & Rủi ro pháp lý lớn:
- Không có chứng từ: Hàng hóa đi theo diện hành lý cá nhân, hoàn toàn không có tờ khai hải quan hay hóa đơn vận chuyển hợp pháp.
- Rủi ro mất trắng: Tình trạng lừa đảo, ôm hàng chạy trốn của các cá nhân nhận gom hàng xách tay tự phát trên các hội nhóm diễn ra rất thường xuyên mà không có pháp luật bảo hộ.
- Hệ lụy pháp lý nghiêm trọng: Tại sân bay Nhật, nếu kiểm tra hành lý xách tay phát hiện có hàng cấm (như thịt động vật có dịch bệnh), người trực tiếp đứng tên trên thẻ hành lý ký gửi (hành khách hoặc tiếp viên) sẽ bị bắt giữ hoặc trục xuất ngay lập tức. Nếu bạn là người gửi, kiện hàng sẽ bị hủy hoàn toàn và không có bất kỳ cơ chế đền bù nào.

4. TỔNG HỢP SO SÁNH CÁC PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN VIỆT – NHẬT

Dưới đây là bảng cấu trúc dữ liệu so sánh chi tiết giữa 3 phương thức luân chuyển hàng hóa hai chiều Việt Nam – Nhật Bản, giúp bạn nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp với ngân sách và loại hàng:

Tiêu chí	Chuyển phát nhanh đường Air	Vận tải đường biển (LCL)	Gửi hàng xách tay (Hand-carry)
Thời gian nhận	3 – 5 ngày làm việc	15 – 25 ngày	12 – 24 giờ (Theo chuyến bay)
Loại hàng tối ưu	Hồ sơ, mỹ phẩm, thực phẩm, quà tặng	Hàng kinh doanh sỉ, đồ nội thất, máy móc	Thiết bị nhỏ, hàng siêu khẩn cấp
Trọng lượng phù hợp	Kiện hàng vừa và nhỏ (0.5kg – 50kg)	Các lô hàng nặng (Trên 100kg/Khối)	Hàng nhẹ, gọn (Dưới 10kg)
Độ an toàn pháp lý	Cao nhất (Thông quan chính ngạch)	Cao (Có chứng từ, hóa đơn đầy đủ)	Rất thấp (Dễ bị tịch thu, không đền bù)
Thủ tục yêu cầu	Khai báo danh mục rõ ràng	Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu thương mại	Tự thỏa thuận cá nhân bốc hành lý

5. CHECKLIST CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN

Để đảm bảo toàn bộ quy trình từ lúc lấy hàng cho đến khi phát hàng thành công không phát sinh bất kỳ sự cố ngoài ý muốn nào, hãy kiểm tra kỹ các yếu tố sau:

Thông tin người nhận chi tiết đến từng số phòng: Hệ thống bưu chính và các đơn vị chuyển phát nội địa Nhật Bản (như Yamato Transport – Kuroneko, Sagawa Express, Japan Post) làm việc với độ chính xác tuyệt đối. Địa chỉ tại Nhật cần ghi rõ: Mã bưu điện (Zip Code), Tên tỉnh (Prefecture), Quận/Hạt, Số khu vực “Chōme” (丁目), Tên tòa nhà và đặc biệt là số phòng (Room number). Nếu thiếu số phòng, bưu tá sẽ lập tức mang hàng quay về kho bưu cục và việc xin phát lại rất phức tạp. Hãy đảm bảo số điện thoại người nhận tại Nhật luôn hoạt động.
Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại, minh bạch: Bạn nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị vận chuyển có mã tracking theo dõi chi tiết (ví dụ như hệ thống cấp mã và tracking tại Cường Phát Logistics). Việc đồng bộ hóa toàn bộ chứng từ hải quan, hóa đơn thương mại thông qua một mã định danh duy nhất giúp bạn dễ dàng theo dõi hành trình di chuyển thực tế của kiện hàng, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng thất lạc dữ liệu hay nhầm lẫn hàng hóa khi chuyển giao giữa các bưu cục quốc tế.
Khảo sát và làm rõ các khoản phụ phí: Trước khi gửi hàng, hãy chủ động tra cứu bảng giá chi tiết cho từng chủng loại mặt hàng tại mục Bảng giá của đơn vị vận chuyển. Việc này giúp bạn hiểu rõ dòng tiền, biết chính xác chi phí trọn gói đã bao gồm các phụ phí như phí vùng sâu vùng xa (nếu người nhận ở các đảo hoặc vùng hẻo lánh của Nhật) hay phí xử lý hàng khó hay chưa.

6. DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VIỆT – NHẬT CHUYÊN NGHIỆP TẠI CƯỜNG PHÁT LOGISTICS

Việc tự mình thực hiện các thủ tục khai báo tờ khai hải quan bằng tiếng Anh/tiếng Nhật hoặc tự đóng gói các mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm nhạy cảm thường tốn rất nhiều thời gian và chứa đựng nhiều rủi ro bị từ chối bay. Tại Cường Phát Logistics, chúng tôi mang đến cho bạn giải pháp logistics trọn gói, an tâm và chuyên nghiệp:

Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm am hiểu sâu sắc luật kiểm dịch hải quan Nhật Bản, hỗ trợ tư vấn và phân loại chính xác danh mục hàng hóa ngay từ đầu.
Hỗ trợ thu gom hàng tận nơi, cung cấp dịch vụ hút chân không, dán tem nhãn thành phần và đóng thùng carton 5 lớp hoàn toàn miễn phí cho quý khách hàng tại khu vực phía Bắc thông qua trung tâm gửi hàng quốc tế tại Hà Nội.
Đa dạng các giải pháp kết nối, từ chuyển phát nhanh hàng không đi hỏa tốc cho đến vận tải đường biển kinh tế, đáp ứng toàn diện mọi nhu cầu tại chuyên mục Dịch vụ.

Đừng để sự thiếu sót về mặt kinh nghiệm làm gián đoạn hoặc hư hỏng kiện hàng gửi sang Nhật Bản của bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua trang Liên hệ để kết nối trực tiếp với các chuyên gia tuyến Đông Á và nhận báo giá ưu đãi nhất ngay hôm nay!

Cường Phát Logistics chia sẻ cho bạn những lưu ý, những kinh nghiệm khi gửi hàng sang Nhật và gửi hàng từ Nhật về Việt nam. Nếu bạn muốn tư vấn rõ hơn về dịch vụ gửi hàng đi Nhật hay chiều ngược lại hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp

Cường Phát Logistics