Làm Gì Khi Bị Hải Quan Nhật Giữ Hàng? Cách Gỡ 2026 A-Z

Khi bị hải quan Nhật giữ hàng, việc đầu tiên cần làm là liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan để xác định chính xác lý do giữ hàng, sau đó chuẩn bị và bổ sung đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu (hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch…), đồng thời nộp các khoản thuế/phí phát sinh nếu có. Phần lớn trường hợp hàng bị giữ đều có thể được giải quyết và thông quan trong vài ngày nếu bổ sung hồ sơ nhanh chóng; chỉ những trường hợp vi phạm nghiêm trọng (hàng cấm, khai báo gian dối) mới dẫn đến tịch thu hoặc buộc tái xuất.

Là đơn vị nhiều năm xử lý các lô hàng gửi đi Nhật Bản, Cường Phát Logistics tổng hợp quy trình xử lý chi tiết dưới đây, giúp bạn không bị động khi rơi vào tình huống này.

1. Vì sao bị hải quan Nhật giữ hàng lại?

Hàng hóa bị giữ tại hải quan Nhật Bản thường xuất phát từ một trong các nguyên nhân sau:

• Hàng thuộc diện kiểm dịch động thực vật: thực phẩm, nông sản, thủy hải sản cần Giấy chứng nhận kiểm dịch (Health Certificate) nhưng chưa cung cấp -> Tỷ lệ cao với hàng cá nhân
• Nghi ngờ thuộc danh mục hàng cấm hoặc hạn chế nhập khẩu (thực phẩm có nguồn gốc động vật, dược phẩm, hàng giả, hàng nhái) -> Tỷ lệ cao với hàng cá nhân
• Thiếu giấy phép chuyên ngành với một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thuốc y tế -> Tỷ lệ cao với hàng cá nhân
• Hàng hóa có giá trị cao (trang sức, đồ điện tử, hàng hiệu) bị kiểm tra kỹ hơn về nguồn gốc, xuất xứ
• Khai báo giá trị hoặc số lượng không chính xác, gây nghi ngờ trốn thuế hoặc khai gian
• Thiếu giấy tờ cần thiết: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn không đầy đủ hoặc không khớp thông tin với hàng thực tế
• Mã phân loại hàng hóa (HS Code) chưa rõ ràng, khiến hải quan cần thời gian xác minh nhóm hàng và mức thuế áp dụng

2. Dấu hiệu nhận biết hàng đang bị giữ tại hải quan

Bạn có thể nhận biết lô hàng đang bị giữ thông qua:

• Trạng thái vận đơn (tracking) hiển thị “Held by customs”, “Customs clearance delay” hoặc tương tự
• Giấy báo/ Email/ tin nhắn từ Hải quan Nhật Bản, đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ
• Thời gian giao hàng vượt quá dự kiến ban đầu mà không có cập nhật mới
• Cuộc gọi trực tiếp từ hải quan hoặc bưu điện Nhật Bản yêu cầu xác nhận thông tin người nhận

Khi phát hiện một trong các dấu hiệu trên, bạn nên chủ động liên hệ ngay thay vì chờ đợi, vì càng phản hồi sớm thì thời gian thông quan càng được rút ngắn.

3. Các bước xử lý khi bị hải quan Nhật giữ hàng

Bước 1: Xác định chính xác lý do giữ hàng

Liên hệ đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan (nếu gửi qua công ty logistics) để được thông báo rõ lý do cụ thể. Đây là bước quan trọng nhất vì mỗi nguyên nhân sẽ có hướng xử lý khác nhau.

Bước 2: Chuẩn bị và bổ sung giấy tờ theo yêu cầu

Tùy lý do giữ hàng, bạn có thể cần chuẩn bị:

• Hóa đơn thương mại (Invoice)/ Hoá đơn VAT/ Hoá đơn bán lẻ thể hiện đúng giá trị giao dịch
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (Health Certificate/Phytosanitary Certificate) với thực phẩm, nông sản
• Giấy phép chuyên ngành với các mặt hàng đặc thù (mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế)
• Đơn thuốc của bác sĩ đối với mặt hàng thuốc y tế
• Phiếu đóng gói (Packing List) chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan

Lưu ý tuyệt đối không khai báo sai lệch thông tin để “hợp thức hóa” hồ sơ, vì hành vi này có thể bị xử lý theo quy định pháp luật và khiến tình huống trở nên nghiêm trọng hơn.

Bước 3: Nộp thuế và phí phát sinh (nếu có)

Nếu hàng hóa vượt định mức miễn thuế hoặc thuộc diện chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, bạn cần thanh toán đầy đủ trước khi hải quan tiến hành thông quan. Phí lưu kho trong thời gian hàng bị giữ (nếu có) cũng cần được thanh toán để tránh phát sinh thêm chi phí.

Bước 4: Theo dõi sát tiến độ xử lý

Sau khi bổ sung hồ sơ, nên chủ động liên hệ định kỳ với đơn vị vận chuyển để cập nhật tiến độ, tránh trường hợp hồ sơ bị thiếu sót thêm lần nữa hoặc bị bỏ sót trong quá trình xử lý.

Bước 5: Phương án dự phòng nếu hàng không đủ điều kiện thông quan

Trong trường hợp hàng hóa không thể bổ sung đủ điều kiện (ví dụ thuộc nhóm hàng cấm hoặc hạn chế mà bạn không biết trước), các phương án thường được đưa ra gồm:

• Tái xuất hàng về Việt Nam (chịu chi phí vận chuyển hai chiều)
• Tiêu hủy tại chỗ theo yêu cầu của hải quan (áp dụng với hàng vi phạm nghiêm trọng)
• Từ bỏ quyền sở hữu lô hàng nếu chi phí xử lý vượt quá giá trị hàng hóa

4. Hàng bị hải quan Nhật giữ trong bao lâu?

Thời gian giữ hàng phụ thuộc vào mức độ phức tạp của từng trường hợp:

• Thiếu giấy tờ đơn giản: thường được giải quyết trong 1-3 ngày làm việc sau khi bổ sung đầy đủ
• Hàng cần kiểm dịch động thực vật: có thể mất thêm vài ngày để cơ quan kiểm dịch xác minh và cấp phép
• Hàng bị nghi ngờ vi phạm nghiêm trọng: thời gian xử lý có thể kéo dài vài tuần, tùy mức độ điều tra

Việc phản hồi nhanh và cung cấp đầy đủ giấy tờ ngay từ lần yêu cầu đầu tiên là yếu tố quyết định giúp rút ngắn đáng kể thời gian này.

5. Trường hợp nào hàng khó lấy lại hoặc bị tịch thu hoàn toàn?

Một số trường hợp hàng hóa khó hoặc không thể lấy lại bao gồm:

• Hàng thuộc danh mục cấm tuyệt đối (ma túy, vũ khí, hàng giả, ấn phẩm vi phạm thuần phong mỹ tục)
• Thực phẩm có nguồn gốc động vật không có giấy kiểm dịch hợp lệ (thịt, xúc xích, sản phẩm từ thịt)
• Phát hiện khai báo gian dối có chủ đích nhằm trốn thuế hoặc che giấu hàng cấm
• Hàng hóa vi phạm quyền sở hữu trí tuệ (hàng giả, hàng nhái thương hiệu)

Với các trường hợp này, khả năng lấy lại hàng gần như bằng không, và người gửi/người nhận có thể phải đối mặt với xử phạt hành chính hoặc trách nhiệm pháp lý cao hơn tùy mức độ vi phạm.

6. Cách phòng tránh bị giữ hàng ngay từ đầu

Phòng tránh luôn tốt hơn xử lý sự cố. Trước khi gửi hàng sang Nhật Bản, bạn nên:

• Kiểm tra kỹ mặt hàng có thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu của Nhật Bản hay không
• Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, phiếu đóng gói, giấy tờ chứng minh nguồn gốc trước khi gửi
• Khai báo trung thực giá trị và nội dung hàng hóa, tuyệt đối không khai thấp hơn giá trị thực để né thuế
• Với thực phẩm, nông sản, thủy hải sản: xin trước Giấy chứng nhận kiểm dịch nếu mặt hàng yêu cầu
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan tuyến Việt Nam – Nhật Bản để được tư vấn từ khâu đóng gói đến khai báo

7. Nên làm gì để giảm thiểu rủi ro khi gửi hàng đi Nhật Bản?

Phần lớn các trường hợp bị giữ hàng đến từ việc thiếu kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ hải quan ngay từ đầu. Vì vậy, thay vì tự gửi hàng và xử lý phát sinh khi sự cố xảy ra, nhiều khách hàng cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm để được tư vấn trước, hạn chế tối đa khả năng hàng bị giữ lại tại cửa khẩu Nhật Bản.

Ngoài ra, nếu bạn cần tìm hiểu thêm các dịch vụ vận chuyển quốc tế khác hoặc địa điểm gửi hàng quốc tế tại Hà Nội/ TPHCM/ Đà Nẵng, Cường Phát Logistics đều có thể hỗ trợ tư vấn cụ thể theo từng loại hàng hóa. Bạn cũng có thể tham khảo trước bảng giá để chủ động chi phí trước khi gửi.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Bài viết mang tính chất tham khảo, tổng hợp dựa trên quy định và thực tiễn xử lý hải quan hiện hành tại Nhật Bản. Quy định có thể thay đổi theo từng thời điểm và từng trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan hải quan để được tư vấn chính xác.

Lô hàng của bạn đang bị hải quan Nhật giữ hoặc cần tư vấn trước khi gửi? Liên hệ với Cường Phát Logistics để được hỗ trợ xử lý nhanh nhất.